舉辦展會中，經常會用到電子郵件和網上報名。下面就來了解一下它們在展會中所起的作用。

      舉一個例子來說明：假設一個醫(yī)生收到一封邀請他出席某醫(yī)療會議的電子郵件，他很容易就能將該郵件轉發(fā)給其他20個同事。假設這20個同事中有3位準備出席，那就會在網上多預定3個房間。由此可見，電子郵件對展會組織者來說，可以將信息傳達給潛在的出席者，增加市場分額，而所有這一切都是不需要什么成本的。

      如今報名在很大程度上已經聯(lián)機進行了。通過一個聯(lián)機模塊，出席者可以自己填寫報名表和住宿要求，而不用打電話。這樣，展會組織者不僅省去了許多工作，還能獲得更加完整的出席者信息，把工作重點放在展會營銷方面，減少浪費。他（她）能夠更快地、以更低成本地、更有效地推廣展會。展會組織者可以從其網上報名數(shù)據庫中篩選出所需數(shù)據，提取有關出席者的具體信息，再針對這些出席者調整展會推廣策略。展會組織者還可以研究報名數(shù)據庫，從中得知誰被取消，誰去年報名而今年沒有報名，等等。

      有相當一部分出席者總是到臨近展會的時候才決定所住的房間，這時，剩余的房間就來不及再租出去了。但如果利用電子郵件進行市場推廣，你就可以在48個小時之內獲得80%的回饋率。而采用傳統(tǒng)的報紙和傳單等促銷形式，要等到6-8周后才能收到回饋。展會組織者越早知道出席者的意圖，就能越快做出反應或在截止日期前減少剩余房間。通過包括住宿預定和報名的聯(lián)機模塊，展會組織者可以引導其潛在的出席者直接進入自己的旅店預定主頁，從而增加他們在報名參加展會的同時預定自己旅店房間的的幾率。

      住宿預定和報名的聯(lián)機模塊還能夠使展會組織者不用通過旅店就能隨時掌握住宿預定信息，及時讓出剩余房間，減少磨損費。

      看展會，特別是看大型展會，可謂勞心又勞力。要想在有限的時間里獲得更多的有效信息，就要在參觀展覽前做好以下功課：

      盡快取得參展商的公布圖，設定參觀路線；

      攜帶足夠的名片，這樣使你省去填表的麻煩。

      穿上舒適的鞋子和衣物。在展覽館參觀是很疲勞的，墊上鞋墊走路可以減輕足部的疲勞，令腳舒服些。在準備行李的時候，要預留空位，方便回程時有足夠的地方容納參展商的資料。帶上一個輕便的旅行袋，塑料袋通常都是既不美觀雙不舒服的。甚至會割傷手。

      提前預約機票和酒店，以便取得折扣優(yōu)惠。

      盡量選擇靠近展會的酒店，這樣可以節(jié)省往返時間和方便休息。

      列出你準備參觀的廠商清單，并將他們分成兩部分，一個是“必須參觀”的，另一個是“要參觀”的。

      確定你參觀整個展覽會要花費的時間，甚至停留每個攤位所要花費的時間。

      明確你需要從參展商那里了解的信息，區(qū)別各個展商的不同之處，然后準備好到時提問的問題。

      設計一個產品/服務信息收集表，以便準確的比較我不同參展商之間的異同。

      預約想要約見的參展商。

      計劃好準備參加的研討會或參觀的產品陳列室。

      事先做好登記并提前30分鐘到場，避免排長隊浪費時間。

      直接告訴展商你的行程緊張，不希望浪費時間閑聊，希望可以單刀直入正題。尋找建立商業(yè)網絡的機會。與業(yè)界人士交談，在產品陳列室里向周圍的人介紹自己，分發(fā)收集名片。

      避開太擁擠的攤位，應在展會繩帶前，參觀人數(shù)不多的時候再折回拜訪。

      加上筆和便條，隨時記下重要的信息，甚至可以用小型錄音機作記錄。

      需休息一下，恢復精神，吸收新鮮空氣，喝一些水（不要喝汽水和啤酒），防止虛脫。每一站都做好行程記錄，每晚總結一下。想辦法取得參展商不想回答的問題的答案。避免與不相關的廠商進行交流。

      提前30分鐘離場，避免等車的麻煩。對所收集的材料進行整理、歸類、并作進一步聯(lián)系。

      跟進在展會上要求郵寄的印刷品和樣品。

      上述參觀展會的準備和計劃雖然簡單，但卻是事實證明行這有效、事半功倍的辦法。只要注意到這些細節(jié)問題，便可達到預期的效果。